Responsable Logistique Et Chaine D’approvisionnement

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Titre du poste : Responsable logistique et chaine d’approvisionnement

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Supervisé par : Responsable des services support

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Rapportant à : Responsable des services support

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Lieu d’affectation : Base d’affectation famille – Position non-accompagnée

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Désignation du lieu d’affectation : Ouagadougou, Burkina Faso

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Zone d’intervention opérationnelle : Ensemble du territoire burkinabé

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Durée du contrat : 12 mois

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Date de prise de poste souhaitée : DÈS QUE POSSIBLE

Type de contrat (Expatrié/National/Stagiaire) : Expatrié

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Conditions salariales Gestion F-1

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Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Le contexte

Avec un million de personnes déplacées à l’intérieur du pays, don’t environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

Objet

Le/la responsible logistique et chaine d’approvisionnement est en charge de la mise en œuvre efficace des systèmes et des fonctions d’achats, de logistique et d’approvisionnement au Burkina Faso, en étroite collaboration avec le responsible des fonctions support et le responsible logistique et chaine d’approvisionnement régional du DRC. Son rôle centré sur le pays est d’assurer le strict respect des procédures et directives du DRC (notamment du manuel des opérations du DRC) et des bailleurs dans les activités d’achats et logistique, fournir un appui et des conseils techniques aux programmes, contribuer à l’élaboration de la stratégie pays et renforcer la capacité de son équipe et celle des bases. Il est en charge de 9 personnes directement (don’t 6 chauffeurs) au niveau du bureau de coordination, à Ouagadougou.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Gestion d’équipe

· Réaliser le recrutement des salariés de son équipe, assurer leur intégration, gérer le suivi au quotidien, assurer le renforcement de leurs capacités et les formations, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance.

· Préparer les plannings des équipes sous sa responsabilité.

· Superviser techniquement les équipes logistiques présent sur les bases de DRC au Burkina Faso.

· Superviser et soutenir le renforcement des capacités du personnel international et national en matière de logistique et de passation des marchés, sur la base d’une évaluation des besoins essentiels d’amélioration du support de la mission au Burkina Faso.

· Travailler en étroite collaboration avec le personnel de programme et autre personnel support au Burkina Faso et rechercher activement du soutien, des connaissances et le coaching nécessaires auprès des collègues d’autres régions et du siège.

Coordination de l’approvisionnement

· Superviser les achats de la mission suivant le Manuel des opérations DRC et directives bailleurs.

· Garantir la qualité de la documentation des appels d’offres (restreinte, nationale et internationale) avant de faire de la publicité ou d’inviter des fournisseurs.

· Assurer le rôle d’agent de parrainage (garant de la conformité) dans la gestion des appels d’offres (rapport d’ouverture, analyse technique et attribution du contrat)

· Compiler et analyser les rapports mensuels reçus des bases afin de fournir le rapport logistique mensuel et d’exploiter ces rapports en vue de l’amélioration continue des processus.

· Organiser des formations en approvisionnement pour le personnel non-logistique et des cours de recyclage à petite échelle pour le personnel d’approvisionnement.

· Planifier et organiser des formations régulières en logistiques avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en œuvre de systèmes agréés et uniformes.

· Assurer la mise en œuvre des recommandations de CAST / audit relatives à la logistique / approvisionnement.

· Organiser des visites régulières chez les fournisseurs afin de faire un retour sur leur performance et les sensibiliser au code de conduite de DRC.

· Superviser la livraison des approvisionnements vers les bases ou inter-bases si besoin.

Gestion de la flotte

· Assurer la conformité et la mise en œuvre du guide des opérations dans tous les bureaux de DRC au Burkina Faso.

· Superviser les plans d’utilisation et de maintenance de la flotte automobile en s’assurant avec le gestionnaire de flotte de la qualité des pièces achétés

· Contrôler très régulièrement les consommations des véhicules et fournir des rapports mensuels complets sur la gestion de la flotte (coûts) du pays à la direction.

· Donner des conseils sur toute augmentation / amélioration de la capacité de la flotte dans le pays en fonction de la programmation en cours

· Assurer la conformité avec les services des douanes, le renouvellement et la mise à jour des documents de circulation

Gestion des équipements

· Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes du DRC dans tous les bureaux de DRC au Burkina Faso

· Fournir à la direction de la mission des rapports mensuels complets sur les stocks et les équipements du pays.

· Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des stocks.

· Mettre en place un plan de renouvellement des équipements.

· Fournir des conseils sur les méthodes de vente des actifs inutilisés ou expirés avec l’approbation préalable du bailleur de fonds / Directrice Pays de DRC.

· Gérer et superviser les demandes d’exonération selon les équipements nécessaires

Gestion d’entrepôt et bâtiments

· Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes du DRC dans tous les bureaux de DRC au Burkina Faso

· Fournir un rapport mensuel complet sur l’inventaire des entrepôts du pays à la direction (liste et valeur du stock disponible).

· Fournir des conseils sur les méthodes de vente des articles non utilisés ou expirés avec l’accord préalable du bailleur de fonds / de la Directrice Pays de DRC

· Conseiller et former à la bonne gestion des stocks dans tous les bureaux de DRC au Burkina Faso

· Assurer en collaboration avec le conseiller Accès humanitaire et Sûreté le respect des standards sécurité du DRC pour les bureaux et les logements.

Gestion informatique et système

· Garantir la performance informatique, réseaux et télécommunications à travers les différentes bases de DRC

· Assurer l’application correcte des processus de la chaîne d’approvisionnement du système ERP dans le pays.

Planification, rapportage et audit

· Participer à la création de propositions de projet et à l’élaboration des rapports narratifs et financiers.

· Travailler en étroite collaboration avec les Programmes pour l’établissement et le suivi des plans d’achats.

· Faire un retour régulier aux programmes sur les problématiques d’approvisionnement ou de transport.

· Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par la direction, le bureau régional ou le siège.

· Énumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.

· Développer une stratégie pour son service en lien avec la stratégie pays.

· Participer aux audits projets sur les aspects logistique et de la chaine d’approvisionnement si nécessaire.

Qualifications requises

· 5 ans d’expérience progressif minimum en gestion de la logistique humanitaire dans les domaines de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du support à la distribution

· Au moins trois ans d’expérience en gestion du personnel

· Expérience de travail dans une (I) ONG et milieu multiculturels

· Connaissance et expérience des relations avec des prestataires de services et la gestion des contractants

· Excellentes compétences en informatique avec MS Word et Excel

· Expérience des procédures standards d’approvisionnement et de documentation

· Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques serait un atout.

· Expérience en gestion de projets de distribution (in-kind ou cash) serait un atout.

· Expérience avec des programmes de transfert d’argent serait un atout.

· Capacité à faire preuve de souplesse et d’une approche novatrice en matière de gestion logistique.

· Connaissance des procédures et règlement relative à la chaine d’approvisionnement pour les bailleurs de fonds suivant : UNHCR, UNICEF, BHA, Commission Européenne.

· Engagement manifeste et bonne compréhension des valeurs et du mandat de DRC et la capacité à les intégrer dans votre travail

· Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables et dans un contexte de gestion à distance

· Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique centrale sont un atout.

· Niveau de Français courant (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable).

· Bon niveau d’Anglais exigé (à l’écrit comme à l’oral) attestation à l’appui.

Compétences et qualités exigées

· À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

o Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

o Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.

o Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.

o Aptitudes au leadership, capacités d’apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s’adapter au changement.

o Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.

o Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.

o Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.

o Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.

o D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.

o Sens de l’éthique exemplaire.

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